Com as novas tecnologias e a era digital, o armazenamento de informações na ‘nuvem’ ou em mídias eletrônicas, vem substituindo os arquivos impressos, que ocupam espaços físicos.
A tecnologia auxilia com a preservação do meio ambiente, substituindo documentos com diversas páginas, para arquivos digitais, como, por exemplo, PDF´s.
Porém, alguns documentos legais da área contábil, ainda são exigidos o físico (impresso), como descrito nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN). O arquivamento desses documentos é necessário, principalmente para comprovações com o Fisco ou processos jurídicos.
Para o empresário é importante se atentar a todos os documentos da empresa e arquivá-los corretamente. Os documentos devem ser guardados para evitar transtornos futuros.
Abaixo elaboramos uma tabela para auxiliar quais os documentos devem ser guardados pela empresa e o período de cada um.
Tributário
Documentos |
Prazo |
| IR – Imposto de Renda | 5 anos |
| CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Liquido | 5 anos |
| PIS – Programa de Integração Social | 5 anos |
| Cofins – Contribuição para Financiamento de Seguridade Social | 5 anos |
| DASN – Declaração Anual do Simples Nacional | 5 anos |
| Simples Nacional | 5 anos |
| Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos | 5 anos |
| Livros fiscais e contábeis | 5 anos |
| Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal e contábil | 5 anos |
| Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF | 5 anos |
| Declaração de ajuste anual | 5 anos |
Trabalhista e Previdenciário
Documentos |
Prazo |
| FGTS – Fundo de Garantia de Tempo de Serviço | 30 anos |
| GFIP – Guia de recolhimento do FGTS | 30 anos |
| GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS | 30 anos |
| Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional | 10 anos |
| GRCSU – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical | 5 anos |
| Contrato de Trabalho | Indeterminado |
| Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional | 10 anos |
| Oficio de pensão alimentícia de empregados | Indeterminado |
| Livro ou ficha de registro de empregado | Indeterminado |
| Recibo de pagamento de salario, férias, decimo terceiro e controle de ponto | 5anos |
| Termo de rescisão, pedido de demissão e aviso prévio | 2 anos |
| Folha de pagamento | 10 anos |
| Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários | 10 anos |
| Comprovante de inscrição no PAT para empresas que fornecem refeição no local | Indeterminado |
| CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas e histórico da eleição nos casos de CIPA obrigatória | 5 anos |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e desempregados | 5 anos |
| RAIS – Relação anual de informações Sociais | 5 anos |
| PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário | 20 anos |
| LTCAT – Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho | 20 anos |
| PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais | 20 anos |
| PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional | 20 anos |
| RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 5 anos |
| TRCT e Termo de Quitação ou Homologação | 2 anos |
| Canhoto do requerimento de seguro-desemprego | 5 anos |
A Lei informa que é necessário guardar durante os períodos acima, mas como nem todos necessitam ser impressos, isso acaba por facilitar o armazenamento.
Mas, caso você não saiba quais devem ser impressos ou digitais, o melhor é consultar um contador para ver o melhor método de arquivamento.
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